Bij overheidsopdrachten met een verhoogd veiligheidsrisico krijg je als inschrijver te maken met veiligheidsverklaringen. De twee bekendste vormen zijn de VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) en de VGB (Verklaring van Geen Bezwaar). Ze dienen hetzelfde doel: aantonen dat jij en je medewerkers betrouwbaar genoeg zijn om gevoelig werk uit te voeren.
Een veiligheidsverklaring is een document dat bevestigt dat een persoon of organisatie geen veiligheidsrisico vormt voor de uitvoering van een bepaalde opdracht. In de context van aanbestedingen gaat het vrijwel altijd om een VOG of een VGB. Die twee zijn niet hetzelfde, ook al worden ze regelmatig door elkaar gehaald.
De VOG is een verklaring van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Screeningsdienst Justis beoordeelt of iemand strafbare feiten op zijn naam heeft staan die relevant zijn voor de functie. Dat klinkt streng, maar de toets is genuanceerd. Een veroordeling leidt niet automatisch tot weigering. Justis kijkt naar het soort delict, hoe lang geleden het was en of het relevant is voor het werk dat je gaat doen.
De VGB gaat een stap verder. Die wordt afgegeven door de AIVD of MIVD na een veiligheidsonderzoek op grond van de Wet veiligheidsonderzoeken. Een VGB is verplicht voor vertrouwensfuncties: posities waarbij iemand toegang krijgt tot staatsgeheimen, vitale infrastructuur of gevoelige locaties. Denk aan defensieopdrachten, werk op luchthavens of bij nucleaire installaties.
Voor MKB-bedrijven die inschrijven op overheidsopdrachten is het cruciaal om vroeg te weten welke veiligheidsverklaring gevraagd wordt. Een VOG regel je doorgaans binnen vier weken. Soms sneller. Een VGB kan drie tot zes maanden duren, en bij uitgebreide onderzoeken nog langer. Als je dat pas ontdekt bij het lezen van de aanbestedingsleidraad, heb je een probleem.
De impact op je inschrijving is direct. Zonder de juiste verklaring word je uitgesloten. Geen onderhandelingsruimte, geen coulance. De aanbestedende dienst heeft hier simpelweg geen discretie: het is een harde eis op grond van de geschiktheidseisen of uitsluitingsgronden.
Wat veel inschrijvers onderschatten is het effect op onderaannemers. Als jij een VGB hebt maar je onderaannemer niet, dan voldoe je alsnog niet aan de eis. De hele keten moet gedekt zijn.
Een concreet voorbeeld. Een installatiebedrijf uit Breda schrijft in op het onderhoud van technische systemen in een overheidsgebouw met beveiligde zones. In de leidraad staat dat alle medewerkers die het pand betreden een VOG moeten overleggen. Het bedrijf heeft twaalf monteurs in dienst, maar slechts vier hebben een recente VOG. De overige acht moeten die nog aanvragen, en de aanvraagtermijn valt deels in de inschrijfperiode.
De oplossing: het bedrijf vraagt preventief VOG's aan voor alle medewerkers die op locatie kunnen worden ingezet. Dat kost circa 41 euro per persoon. Niet goedkoop als je het voor twaalf mensen doet, maar een fractie van de omzet die de opdracht kan opleveren.
Bij VGB-plichtige opdrachten ligt het ingewikkelder. De werkgever moet de aanvraag indienen bij de AIVD, niet de werknemer zelf. Het veiligheidsonderzoek omvat achtergrondcontroles, soms gesprekken, en de uitkomst is niet gegarandeerd. Een medewerker met een partner die een bepaalde nationaliteit heeft kan in sommige gevallen een langere doorlooptijd verwachten. Dat is geen discriminatie in juridische zin, maar een risicofactor die de dienst meeneemt.
De verwarring is begrijpelijk, dus hier de kern.
Een VOG toetst op strafbare feiten uit het verleden. Het is relatief laagdrempelig, breed inzetbaar en geldt voor veel sectoren: van de bouw tot de zorg, van ICT tot beveiliging. De meeste aanbestedingen die een veiligheidsverklaring vragen, bedoelen een VOG.
Een VGB toetst breder. Niet alleen strafblad, maar ook financiele kwetsbaarheid, buitenlandse contacten en andere factoren die iemand chantabel of beinvloedbaar kunnen maken. De VGB is exclusief voor functies die als vertrouwensfunctie zijn aangewezen. Je komt dit tegen bij defensie, inlichtingendiensten en een beperkt aantal civiele functies.
Kort gezegd: elke VGB-situatie is ook een VOG-situatie, maar niet andersom.
Lees de leidraad zorgvuldig op het type verklaring dat gevraagd wordt. "Veiligheidsverklaring" is een containerbegrip. Controleer of het om een VOG, VGB of iets anders gaat, zoals een integriteitsverklaring.
Vraag VOG's preventief aan voor medewerkers die regelmatig op overheidsopdrachten worden ingezet. De kosten zijn beheersbaar en je voorkomt vertraging bij een krappe inschrijftermijn. Houd er rekening mee dat een VOG een beperkte geldigheidsduur kan hebben, afhankelijk van wat de opdrachtgever accepteert. Sommige diensten accepteren een VOG die maximaal zes maanden oud is, andere hanteren twaalf maanden.
Bij VGB-plichtige opdrachten: begin het proces maanden voor de verwachte publicatie. Neem contact op met de Nationaal Coordinator Terrorismebestrijding en Veiligheid of direct met de AIVD om te achterhalen welke functies binnen je organisatie als vertrouwensfunctie gelden. En vergeet je onderaannemers niet, want hun medewerkers moeten dezelfde screening doorlopen als die van jou.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012