Wachtkamerovereenkomst

Wat is een wachtkamerovereenkomst?

Een wachtkamerovereenkomst is een contractvorm binnen het aanbestedingsrecht waarbij de aanbestedende dienst niet alleen een overeenkomst sluit met de winnende inschrijver, maar ook met een of meer opvolgende partijen. Deze opvolgende partijen staan 'in de wachtkamer': zij nemen de opdracht over als de eerste opdrachtnemer niet kan leveren, failliet gaat of anderszins tekortschiet. De constructie wordt ook wel aangeduid als een cascadeovereenkomst of parkeerovereenkomst.

De wachtkamerovereenkomst komt vooral voor bij raamovereenkomsten en langlopende dienstverleningscontracten. De Aanbestedingswet 2012 biedt ruimte voor deze constructie, mits de voorwaarden vooraf helder zijn beschreven in de aanbestedingsstukken. De partij in de wachtkamer heeft een voorwaardelijk contract: het wordt pas geactiveerd als de primaire opdrachtnemer wegvalt.

Het verschil met een reguliere raamovereenkomst met meerdere partijen is dat bij een wachtkamerovereenkomst een duidelijke rangorde bestaat. De nummer twee krijgt pas werk als de nummer één uitvalt — niet gelijktijdig. Bij een definitieve gunning worden doorgaans de voorwaarden voor activering van de wachtkamerpartij expliciet vastgelegd, inclusief de rol van contractmanagement bij de transitie.

Waarom is een wachtkamerovereenkomst belangrijk bij aanbestedingen?

Voor aanbestedende diensten biedt de wachtkamerovereenkomst continuïteitszekerheid. Als een opdrachtnemer niet presteert, hoeft er geen nieuwe aanbesteding te worden uitgeschreven — een tijdrovend en kostbaar proces. De opvolger is al getoetst op geschiktheidseisen en heeft een geldige aanbieding gedaan.

Voor mkb-inschrijvers is het belangrijk om de wachtkamerpositie niet te onderschatten. Hoewel je niet direct de opdracht krijgt, heb je een reële kans op het werk zonder opnieuw te hoeven inschrijven. De proportionaliteitsbeginsel uit de Gids Proportionaliteit vereist dat de voorwaarden voor de wachtkamerpartij redelijk en evenredig zijn.

Tips voor inschrijvers

• Lees de activeringsvoorwaarden nauwkeurig — Controleer onder welke omstandigheden de wachtkamerpositie wordt geactiveerd en welke termijnen daarvoor gelden.
• Houd je organisatie startklaar — Zorg dat je de opdracht op korte termijn kunt oppakken als de primaire opdrachtnemer wegvalt, inclusief beschikbaarheid van personeel.
• Stel vragen via de Nota van Inlichtingen — Vraag verduidelijking over de transitieprocedure, kennisoverdracht en eventuele financiële garanties bij activering.
• Bereken je bieding zorgvuldig — Je bieding moet ook over langere tijd houdbaar zijn, omdat activering maanden of zelfs jaren na de oorspronkelijke inschrijving kan plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Is een wachtkamerovereenkomst juridisch bindend?

Ja, een wachtkamerovereenkomst is een volwaardige overeenkomst met opschortende voorwaarden. Beide partijen zijn gebonden zodra het contract is ondertekend na afloop van de standstill-termijn. De activering is voorwaardelijk, maar de overeenkomst zelf staat.

Hoe lang blijft een wachtkamerpositie geldig?

De geldigheidsduur wordt bepaald in de aanbestedingsstukken en loopt doorgaans gelijk met de contractperiode van de primaire opdrachtnemer. Bij een vierjarig contract sta je dus maximaal vier jaar in de wachtkamer. Na afloop van die periode vervalt de overeenkomst automatisch.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips over contractvormen en raamovereenkomsten, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.