Kwaliteitsplan voor aanbestedingen schrijven: 7 onmisbare tips

Kwaliteitsplan voor aanbestedingen schrijven: 7 onmisbare tips

De meeste inschrijvers verliezen aanbestedingen niet op prijs, maar op hun kwaliteitsplan. Zonde, want daar ligt vaak 60-80% van je EMVI-score. Met een scherp kwaliteitsplan kun je dus winnen, zelfs als je niet de goedkoopste bent.

In deze blog krijg je kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips die we dagelijks in de praktijk testen. Geen theorie, maar aanpakken die aantoonbaar punten opleveren bij gunning. Met voorbeelden uit bouw, IT, zorg en facilitaire dienstverlening.

Bepaal eerst je scoringsstrategie, dan pas schrijven

De grootste fout: meteen gaan typen. Een sterk kwaliteitsplan begint met een scoringsstrategie op BPKV/EMVI. Waar liggen de meeste punten, waar maak jij aantoonbaar het verschil, waar laat je bewust liggen.

Pak de gunningscriteria en vertaal die naar drie tot vijf kernboodschappen. Dit zijn de rode draden die je door het hele kwaliteitsplan herhaalt. Denk aan boodschappen als: ‘minimale hinder voor bewoners’, ‘voorspelbare opleveringen’ of ‘één aanspreekpunt voor alle locaties’.

Maak daarna een simpele score-matrix. Per subcriterium noteer je: jouw aanpak, het bewijs dat je dat waarmaakt en je plus ten opzichte van de minimum-eis. Zo zie je snel waar je echt kunt scoren en waar je alleen compliant bent.

Koppel die strategie aan harde keuzes. Wat schrijf je wél, wat laat je bewust weg om focus te houden. Een kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips-lijst zonder keuzes is waardeloos; je eindigt dan met een gemiddeld verhaal dat nergens uitschiet.

Betrek sales, uitvoering en tenderteam vroeg in dit proces. In een Go/No-Go check stem je beloftes, capaciteit en risico’s op elkaar af. Zo voorkom je dat je in je kwaliteitsplan dingen belooft die uitvoering later niet kan waarmaken.

Voorbeeld uit de praktijk
Bij een onderhoudsaanbesteding (EMVI 70/30) lag 40% van de punten op hinderbeperking. De inschrijver wilde ‘alles goed doen’ en schreef 20 pagina’s over techniek. We hebben de strategie omgedraaid: 70% van het kwaliteitsplan ging over planning, communicatie met bewoners en omleidingsscenario’s. Resultaat: +18% hogere EMVI-score dan de nummer 2, met minder pagina’s.

Wil je zien hoe wij dit strategisch aanpakken in trajecten? Kijk dan naar onze werkwijze en hoe we tenderteams begeleiden naar een hogere winrate.

Structuur je kwaliteitsplan als een wedstrijdschema

Een beoordelaar leest in een paar dagen stapels kwaliteitsplannen. Jij wilt dat jouw plan voelt als een helder wedstrijdschema, niet als een rommelig oefenpotje. Structuur is dan je eerste wapen.

Volg de structuur van de aanbestedingsleidraad, tenzij die echt onlogisch is. Maak het de beoordelaars makkelijk om te scoren. Elke afwijking van hun volgorde kost mentale energie en dus punten.

Gebruik een vaste opbouw per paragraaf: doel – aanpak – borging – risico’s – bewijs. Zo weet de beoordelaar precies waar hij wat vindt. Zorg dat elk onderdeel SMART en toetsbaar is, zodat het direct te koppelen is aan het beoordelingskader.

Zet bovenaan elke paragraaf een korte ‘winstzin’. In twee regels zeg je wat jij concreet oplevert op dat subcriterium. Bijvoorbeeld: “Met onze vaste omgevingsmanager en 24/7 meldpunt beperken we klachten tot maximaal drie per maand per wijk.”

Werk met visuele houvast. Gebruik genummerde stappen, tabellen, tijdlijnen en procesflows in plaats van lange tekstblokken. Een kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips-overzicht kun je prima in een tabel zetten met kolommen als ‘maatregel’, ‘frequentie’ en ‘eigenaar’.

Houd je strak aan pagina- en woordlimieten. Oefen desnoods met een 80%-versie om te zien wat echt nodig is. Alles wat niet bijdraagt aan je score-matrix, gaat eruit.

Voorbeeld uit de praktijk
Voor een schoonmaak-tender met tien subcriteria hebben we één standaardblok gebruikt: ‘Zo borgen we kwaliteit’, ‘Zo sturen we bij’, ‘Zo meten we resultaat’. Elke beoordelaar kon binnen 30 seconden per onderdeel de kern zien. De opdrachtgever gaf in de nabespreking aan: “Jullie plan was het enige dat we zonder zoeken konden beoordelen.” EMVI-score: 9,1 op kwaliteit.

In sectoren met veel subcriteria, zoals facilitaire dienstverlening en zorg en welzijn, maakt zo’n vaste structuur vaak het verschil tussen een 7 en een 9.

Schrijf concreet: van vage belofte naar meetbare borging

Beoordelaars prikken razendsnel door vage taal heen. Zinnen als ‘wij streven naar’, ‘wij vinden belangrijk’ of ‘wij zorgen ervoor dat’ zonder concrete invulling leveren zelden hoge scores op. Ze klinken aardig, maar zijn niet toetsbaar.

Vertaal elke belofte naar gedrag, frequentie, meetpunt en verantwoordelijke. Wie doet wat, hoe vaak, met welk resultaat. Dat is de kern van alle kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips: maak alles meetbaar en herleidbaar.

Gebruik KPI’s en drempelwaarden die passen bij de opdracht. Denk aan responstijden, foutpercentages, opleverbetrouwbaarheid of klanttevredenheid. Laat zien hoe je daarop stuurt: welke dashboards, welke overleggen, welke rapportages.

Laat ook zien hoe je bijstuurt als je KPI’s niet haalt. Beschrijf je PDCA-cyclus, escalatielijnen en overlegstructuren. Bijvoorbeeld: maandelijks operationeel overleg, per kwartaal tactisch overleg met opdrachtgever, per jaar strategische review.

Gebruik voorbeelden uit lopende contracten, maar pas ze aan op de context van deze aanbesteding. Een voorbeeld uit de zorg kopieer je niet één-op-één naar bouw en techniek, maar je kunt de structuur wel hergebruiken.

Voorbeeld uit de praktijk
In plaats van: ‘Wij communiceren proactief met bewoners’, schreven we: ‘Binnen 24 uur na melding plant onze omgevingsmanager een afspraak. We rapporteren wekelijks het aantal meldingen, doorlooptijd en restpunten in een dashboard dat de opdrachtgever live kan inzien.’ Dit soort concrete borging leverde bij een infratender een 9,3 op het subcriterium ‘communicatie’ op.

Schrijf voor de beoordelaar, niet voor je eigen organisatie

Je schrijft geen interne notitie, je speelt een competitief spel met een helder scoreformulier. De beoordelaar is je scheidsrechter. Die wil snel zien of jij een 6, 8 of 10 scoort op elk onderdeel.

Begrijp daarom het beoordelingskader. Wat is een voldoende, wat is goed, wat is uitstekend. Vaak staat dat expliciet in de leidraad of in een apart beoordelingsdocument. Gebruik dat als je referentiepunt tijdens het schrijven.

Schrijf in korte zinnen, actief en zonder intern jargon. Leg alleen uit wat nodig is om je meerwaarde te beoordelen. Alles wat niet bijdraagt aan de score, is ballast. Een belangrijke kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips-regel: minder ‘wij zijn…’, meer ‘jij krijgt…’ en ‘dit resultaat leveren we op’.

Herhaal bewust de woorden uit de gunningscriteria. Staat er ‘risicobeheersing’, gebruik dan niet alleen ‘risicomanagement’. Zo ziet de beoordelaar direct de link met zijn scoreformulier. Je maakt het hem makkelijk om jou hoog te waarderen.

Test je kwaliteitsplan bij iemand buiten het projectteam. Laat die persoon in tien minuten aangeven waar jij op scoort en wat de drie kernboodschappen zijn. Als dat niet lukt, is je plan niet scherp genoeg.

Voorbeeld uit de praktijk
Bij een ICT-aanbesteding stond in het beoordelingskader dat een 8 werd gegeven als ‘de inschrijver aantoonbaar risico’s beperkt met concrete maatregelen’. We hebben letterlijk subkopjes gebruikt als ‘Zo beperken we risico X’ en per risico drie concrete maatregelen beschreven. De beoordelaar gaf terug: “We konden jullie plan bijna één-op-één afvinken op ons beoordelingsformulier.”

Meer over hoe wij met tenderteams schrijven voor de beoordelaar lees je bij ons team en hoe we organisaties trainen in EMVI-schrijven.

Maak risico- en omgevingsmanagement je troefkaart

Veel inschrijvers zien risico- en omgevingsmanagement als verplicht hoofdstuk. Terwijl het juist je troefkaart kan zijn. Zeker bij complexe projecten in bouw, IT of zorg waar de omgeving kritisch meekijkt.

Laat niet alleen zien dat je risico’s kent, maar vooral hoe je ze beheerst en wie daar dagelijks op stuurt. Benoem functies, overlegstructuren en concrete maatregelen. Een lijstje risico’s zonder eigenaar en maatregel levert weinig punten op.

Gebruik een compacte risicomatrix: kans, impact, maatregel, rest-risico, eigenaar. Beperk je tot maximaal tien tot vijftien hoofd­risico’s. Liever kort en scherp dan een uitputtende lijst die niemand echt leest.

Koppel omgevingsmanagement aan concrete situaties. Denk aan bewoners, gebruikers, interne stakeholders van de opdrachtgever. Laat zien hoe je opdrachtgever ontlast in het spel met hun eigen stakeholders: bestuur, directie, eindgebruikers.

Voeg voorbeelden toe waar je risico’s hebt omgebogen naar kansen. Versnelling van planning, kostenbesparing, hogere tevredenheid. Zulke voorbeelden maken je kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips tastbaar en geloofwaardig.

Voorbeeld uit de praktijk
Bij een huisvestingsproject hebben we omgevingsmanagement als apart subhoofdstuk uitgewerkt met een ‘stakeholder gameplan’: per stakeholdergroep aanpak, contactfrequentie en escalatielijn. Tijdens de gunning gaf de opdrachtgever aan dat dit de doorslag gaf: “Jullie waren de enigen die ons interne gedoe hadden meegenomen als risico.” EMVI-verschil met nummer 2: +1,4 punt op kwaliteit.

Gebruik bewijs en referenties als harde scoreboosters

Een kwaliteitsplan zonder bewijs is als een sporter zonder statistieken. Het klinkt aardig, maar je weet niet of hij echt kan presteren onder druk. Beoordelaars zoeken naar harde onderbouwing.

Onderbouw claims met cijfers: doorlooptijden, foutpercentages, klanttevredenheid, opleveringen op tijd en binnen budget. Laat zien wat je gemiddeld haalt én wat je onder vergelijkbare omstandigheden hebt laten zien.

Koppel referentieprojecten expliciet aan de gevraagde prestaties in de aanbesteding. Niet alleen aan sector of omvang. Schrijf per casus: situatie – aanpak – resultaat – leerpunt. Maximaal een halve pagina per casus, anders verlies je focus.

Laat zien wat je geleerd hebt van eerdere projecten en hoe dat in dit kwaliteitsplan is verwerkt. Dat is een van de krachtigste kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips: toon ontwikkeling. Opdrachtgevers waarderen inschrijvers die aantoonbaar leren en verbeteren.

Voeg waar mogelijk objectief bewijs toe. Denk aan audits, certificaten, klantquotes, KPI-rapportages (geanonimiseerd). Verwijs er kort naar in de tekst en zet de details in een bijlage als de leidraad dat toestaat.

Voorbeeld uit de praktijk
In een jeugdzorg-aanbesteding hebben we per subcriterium één casus toegevoegd met meetbare resultaten: ‘wachttijd teruggebracht van 14 naar 5 dagen’, ‘cliënttevredenheid van 7,1 naar 8,3 in 9 maanden’. De beoordelaars verwezen in de nabespreking expliciet naar deze cijfers als reden voor de hoge score op kwaliteit (8,8 gemiddeld).

Wil je voorbeelden zien van hoe we bewijs en referenties inzetten in verschillende sectoren? Bekijk onze projecten voor concrete cases.

Voorkom de 7 klassiekers die je kwaliteitsplan laten verliezen

Net als in topsport verlies je aanbestedingen vaak door fouten die je had kunnen voorkomen. We zien in reviews steeds dezelfde patronen terug. Als je deze zeven klassiekers uitschakelt, stijgt je EMVI-score meestal al merkbaar.

• Geen duidelijke focus
  Alles een beetje goed willen doen en nergens echt scoren op de gunningscriteria. Je herkent dit aan kwaliteitsplannen die alle thema’s gelijk behandelen, terwijl de puntenverdeling dat niet doet.
• Te veel ‘copy-paste’
  Stukken tekst uit vorige tenders overnemen zonder aanpassing op deze opdrachtgever en context. Beoordelaars zien dit sneller dan je denkt, zeker als ze meerdere aanbestedingen in dezelfde regio doen.
• Geen harde keuzes bij limieten
  Pagina- of woordlimieten vullen met algemene tekst, waardoor de kern verstopt raakt. Een belangrijke les uit onze kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips: kill your darlings. Alles wat niet scoort, gaat eruit.
• Onrealistische beloftes
  Beloftes die uitvoering niet kan waarmaken, met risico op claims en slechte contractstart. Dit breekt je niet alleen bij gunning op, maar ook in je relatie met de opdrachtgever.
• Geen interne review op EMVI-score
  Alleen een taal- of layout-check, geen inhoudelijke toets op gunningscriteria. Terwijl een scherpe EMVI-review vaak direct gaten in je verhaal blootlegt.
• Te laat beginnen
  Een kwaliteitsplan dat een haastklus wordt in plaats van een doordachte strategie. Dan ben je vooral aan het vullen, niet aan het scoren.
• Geen duidelijke rode draad
  Kernboodschappen ontbreken of zijn niet herkenbaar voor de beoordelaar. Als je na het lezen geen drie heldere pluspunten kunt noemen, is je plan te diffuus.

Voorbeeld uit de praktijk
Bij een onderhoudstender zagen we een kwaliteitsplan dat voor 80% was hergebruikt van een andere gemeente. De beoordelaars herkenden passages uit een eerdere aanbesteding en gaven in de motivering aan dat de inschrijver ‘onvoldoende opdracht-specifiek’ was. Score: 5,6 op kwaliteit. Na herschrijven met focus op lokale context en specifieke risico’s steeg de score bij de volgende tender naar 8,2.

Zo zet je deze tips om in een winnend kwaliteitsplan

Een sterk kwaliteitsplan schrijven is topsport. Je hebt strategie, discipline en een goed team nodig. Met deze kwaliteitsplan aanbesteding schrijven tips heb je het speelboek, maar de uitvoering bepaalt je score.

Samengevat: begin met een scherpe scoringsstrategie, structureer als een wedstrijdschema en schrijf concreet en toetsbaar. Richt je op de beoordelaar, maak risico- en omgevingsmanagement een troef en onderbouw alles met bewijs. En vooral: vermijd de klassiekers die je plan laten verliezen.

Wil je verder de diepte in over EMVI-schrijven, sector-specifieke voorbeelden of tenderstrategie? In ons overzicht vind je meer blogs met praktische analyses en formats.

Laat je kwaliteitsplan toetsen door een externe coach

Free Assessment
Wil je jouw kwaliteitsplan voor een lopende of komende aanbesteding laten toetsen op EMVI-score, structuur en concreetheid? Plan een consult en we lopen in 45 minuten samen door je concept heen.

Je krijgt een concrete score-inschatting per subcriterium, plus een lijst met verbeteracties die je direct kunt verwerken. Geen algemene feedback, maar gericht op de gunningscriteria en het beoordelingskader van jouw tender.