Aanbesteding meedoen als MKB: zo pak je het aan

Aanbesteding meedoen als MKB: zo pak je het strategisch aan

Aanbesteding meedoen als MKB voelt vaak als spelen in de Eredivisie zonder voorbereiding. Veel regels, veel concurrentie, weinig overzicht. Toch halen MKB-bedrijven hier stabiele omzet, meerjarige contracten en sterke referenties uit. Met de juiste aanpak wordt het een speelveld waar je gewoon kunt winnen.

In deze gids lopen we stap voor stap door het traject. Van kanssignalering tot gunning. Speciaal voor MKB-organisaties die willen meedoen aan een aanbesteding, maar nog geen ervaren tenderteam hebben.

Aanbesteding meedoen als MKB begint met de juiste mindset

Als je als MKB aan een aanbesteding wilt meedoen, begint het niet bij TenderNed maar bij je mindset. Zie aanbestedingen als een competitief spel met duidelijke spelregels. Geen loterij, maar een wedstrijd die je kunt voorbereiden en trainen. Overheden kopen structureel in, met meerjarige contracten en voorspelbare omzet als resultaat.

Voor veel MKB'ers zijn aanbestedingen interessant omdat ze drie dingen combineren: stabiele omzet, lange contracten en sterke referenties. Een gewonnen aanbesteding van een gemeente of zorginstelling werkt als kwaliteitsstempel richting andere klanten. Eén 4-jarig contract kan zomaar 20. 40% van je jaaromzet vertegenwoordigen. Dat geeft rust in je planning en ruimte om je team door te ontwikkelen.

Toch hoor je vaak dezelfde misverstanden. 'Te veel papierwerk.' 'Alleen voor corporates.' 'We maken toch geen kans.' De praktijk: het papierwerk is goed te structureren, corporates laten kansen liggen op kleinere percelen en MKB'ers winnen dagelijks aanbestedingen. Vooral daar waar specialistische kennis, korte lijnen en wendbaarheid belangrijk zijn.

Als MKB heb je een paar concrete voordelen. Je schakelt sneller, je kent je klanten vaak persoonlijk en je bent specialist in een duidelijk segment. Dat zie je terug in je EMVI-plan: minder marketingtaal, meer praktijk. Inschrijven op overheidsopdrachten werkt juist goed als je die praktijkervaring vertaalt naar aantoonbare resultaten, cijfers en cases.

Wel moet je realistische verwachtingen hebben. De meeste starters winnen niet hun eerste tender. Bij klanten zien we vaak dit patroon: tender 1 = leren en afwijzing, tender 2 = middenmootscore, tender 3. 5 = eerste gunning. Winrate in de eerste fase ligt vaak rond 10. 20%, maar stijgt naar 30. 40% zodra je proces staat. Meedingen naar een aanbesteding is dus een leercurve, geen eenmalig project.

Daarom is een scherpe Go/No-Go cruciaal. Zie het als je sportkeuze: je schrijft je spits ook niet in voor een marathon. Niet overal aan meedoen, maar gericht kiezen waar je echt kunt scoren. Hoe beter je selecteert, hoe hoger je winrate en hoe minder uren je verbrandt op kansarme trajecten.

Voorbeeld uit de praktijk
Een installatiebedrijf met 18 medewerkers dacht dat aanbestedingen 'alleen voor de grote jongens' waren. Ze startten met één regionale onderhoudsaanbesteding per kwartaal. Eerste tender: geen gunning, maar wel drie concrete verbeterpunten uit de debrief. Tweede tender: EMVI-score in de middenmoot. Derde tender: gunning van een 4-jarig contract ter waarde van 35% van hun jaaromzet. Zelfde team, andere mindset en scherpere keuzes.

Zo vind je aanbestedingen waar jouw MKB echt kans maakt

Inschrijven op overheidsopdrachten begint met het vinden van de juiste wedstrijden. TenderNed is daarvoor je basisplatform. Met slimme filters voorkom je dat je verzuipt in irrelevante publicaties. Richt je zoekprofiel in op CPV-codes, regio en opdrachtwaarde die passen bij jouw schaal en expertise.

CPV-codes bepalen welke opdrachten je ziet. Kies codes die direct aansluiten op je kernactiviteiten, niet op alles wat je 'ook wel kunt'. Combineer dat met regio's waar je operationeel sterk bent en een band hebt met de markt. Stel daarnaast een bovengrens in voor opdrachtwaarde, zodat je niet steeds tegen aanbestedingen aanloopt die qua omzet-eis onhaalbaar zijn.

Kansrijke opdrachten herken je aan drie dingen: inhoudelijke match met je diensten, schaal die past bij je capaciteit en referenties die je kunt overleggen. Zie je een opdracht die drie maten te groot is, kijk dan of er percelen zijn. Overheden delen opdrachten steeds vaker op in percelen om MKB-kansen te vergroten. Een landelijk contract kan dan bestaan uit regionale percelen waar jij op kunt inschrijven. Dit geldt voor sectoren als bouw en techniek, facilitaire dienstverlening en IT en software.

Naast TenderNed speelt je netwerk een grote rol. Marktconsultaties, leveranciersdagen en brancheverenigingen geven je vroegtijdige signalen. Daar hoor je welke aanbestedingen eraan komen, welke problemen spelen en hoe de opdrachtgever naar de markt kijkt. Dat helpt je om te bepalen of meedingen naar een aanbesteding zinvol is, nog voordat de leidraad online staat. Lees meer over hoe je een marktconsultatie voorbereidt.

Maak van elke nieuwe publicatie een snelle eerste selectie. Scan in tien minuten op scope, looptijd, geschiktheidseisen en planning. Past de opdracht niet bij je kernactiviteiten, is de looptijd te lang voor je risicoprofiel of zijn de eisen evident te zwaar, dan is het een snelle No-Go. Zo houd je tijd over voor de tenders waar je echt kans maakt.

Voorbeeld uit de praktijk
Een MKB-schoonmaakbedrijf (35 FTE) stelde in TenderNed CPV-codes in voor schoonmaak en glasbewassing, regio Randstad en opdrachten tot € 1,5 miljoen. In plaats van 80 irrelevante publicaties per week kregen ze zes gerichte tenders per maand. Door percelen te filteren op 'schoonmaak onderwijsgebouwen' pakten ze een perceel van vier scholen, in plaats van een onhaalbaar landelijk contract.

Je eerste Go/No-Go: zo beoordeel je of meedoen zin heeft

Als je als MKB aan een aanbesteding wilt meedoen, is de Go/No-Go je belangrijkste besluitmoment. Hier bepaal je of je 60. 120 uur gaat investeren. Werk met een vaste checklist, zodat emotie niet de overhand krijgt. Enthousiasme van sales is mooi, maar de eisen en risico's moeten kloppen.

Een goede Go/No-Go-checklist bevat minimaal: scope, omzet-eis, referenties, capaciteit en inschatting van de concurrentie. Past de scope bij wat je dagelijks doet, of moet je een half nieuw bedrijf optuigen? Ligt de gevraagde jaaromzet binnen de bandbreedte van de Gids Proportionaliteit? Heb je referenties in vergelijkbare omvang en complexiteit? En heb je intern mensen beschikbaar om te schrijven, rekenen en deadlines te bewaken?

Lees omzet- en referentie-eisen altijd met de Gids Proportionaliteit in je achterhoofd. Te hoge eisen mogen niet zomaar. Zie je een eis die niet in verhouding staat tot de opdracht, het proportionaliteitsbeginsel beschermt je hier, stel dan een vraag in de Nota van Inlichtingen of neem contact op met de aanbestedende dienst. Soms worden eisen aangepast, soms niet. In beide gevallen voorkom je dat je onnodig veel tijd stopt in een tender die juridisch niet haalbaar is.

Breng ook de risico's scherp in beeld. Welke boetes en KPI's gelden er? Hoe lang is de contractduur en wat betekent dat voor je prijsstrategie? Is er sprake van zware prijsdruk of onrealistische responstijden? Als mkb-bedrijf inschrijven is pas interessant als de risico-rendementsverhouding klopt. Een grote omzet zegt weinig als de marges wegvallen door boetes en extra werk. De Aanbestedingswet stelt grenzen aan onredelijke eisen, maar je moet ze wel zelf signaleren.

Beslis de Go/No-Go altijd als team. Directie, sales en operatie aan één tafel. Sales kent de klant, operatie kent de haalbaarheid, directie bewaakt risico en tenderstrategie. Spreek af dat een Go ook echt een harde Go is: dan committeert iedereen zich aan planning, input en reviews. Zo voorkom je halfslachtige inschrijvingen die nooit bovenin eindigen.

Voorbeeld uit de praktijk
Een IT-MKB'er (25 medewerkers) wilde meedoen aan een gemeentelijke ICT-beheer aanbesteding. Tijdens de Go/No-Go bleek: gevraagde jaaromzet minimaal € 8 miljoen, terwijl ze op € 3 miljoen zaten. Met de Gids Proportionaliteit in de hand belden ze de aanbestedende dienst. Uitkomst: eisen bleven staan. Resultaat: bewuste No-Go, geen 80 uur schrijven in een tender die juridisch niet haalbaar was.

Zo lees je een aanbestedingsdocument als MKB-ondernemer

Veel MKB'ers haken af bij het zien van de eerste leidraad. Te veel pagina's, te veel juridische taal. Toch valt het mee als je een vaste leesstructuur gebruikt. Als mkb-bedrijf inschrijven betekent vooral: snel de kern uit de documenten halen en de spelregels begrijpen.

Herken eerst de structuur: aankondiging, selectieleidraad, aanbestedingsleidraad en later de Nota van Inlichtingen. De aankondiging geeft de hoofdlijnen, de selectieleidraad gaat over geschiktheid en selectie, de aanbestedingsleidraad over gunning en inschrijving. De Nota van Inlichtingen is je kans om onduidelijkheden weg te nemen en het speelveld te beïnvloeden.

Stel bij het lezen vier kernvragen: wat kopen ze in, hoe kiezen ze, wat moet ik aanleveren en wanneer? Begin met de samenvatting en planning, ga dan naar de gunningscriteria, vervolgens de eisen en pas daarna het conceptcontract. Zo zie je in 30. 45 minuten of de aanbesteding past en waar de zwaartepunten liggen.

Belangrijk is het verschil tussen selectiecriteria en gunningscriteria (EMVI/BPKV). Selectiecriteria bepalen of je mag meedoen, gunningscriteria bepalen wie wint. Veel MKB'ers steken te veel tijd in mooie verhalen terwijl ze een knock-out eis over het hoofd zien. Eén ontbrekend document of niet ingevuld format kan leiden tot directe uitsluiting, ongeacht je kwaliteit. Lees hier meer over hoe EMVI-criteria werken en hoe je ze aanpakt.

Let daarom scherp op valkuilen: knock-out eisen, verplichte formats, maximale aantallen pagina's en digitale aanlevering via TenderNed. Check of er specifieke templates zijn voor prijs, referenties of EMVI-plannen. Gebruik die altijd. Slim omgaan met de Nota van Inlichtingen helpt je bovendien om het speelveld te verruimen. Stel vragen die onduidelijkheden wegnemen, disproportionele eisen aankaarten of ruimte creëren voor jouw aanpak.

Voorbeeld uit de praktijk
Een logistiek MKB-bedrijf las de leidraad van een provinciale aanbesteding. In eerste instantie zagen ze alleen 'veel tekst'. Met een simpele leesvolgorde (samenvatting → planning → gunningscriteria → eisen → contract) haalden ze in 45 minuten de kern eruit. In de eerste Nota van Inlichtingen stelden ze drie vragen over onduidelijke KPI's. De provincie verduidelijkte de norm, waardoor hun risico op boetes aantoonbaar daalde.

Zo bouw je als MKB een compliant en compleet inschrijfdossier

Inschrijven op overheidsopdrachten vraagt om een strakke administratieve basis. Zonder complete en correcte documenten lig je eruit voordat iemand je plan van aanpak leest. Zie je inschrijfdossier als je spelerspas: zonder pas geen wedstrijd, hoe goed je ook bent.

Begin met een vaste set basisdocumenten: recent KvK-uittreksel, UEA (Eigen Verklaring), jaarrekeningen, verzekeringsbewijzen en eventueel verklaringen omtrent gedrag of belastingdienst. Leg deze centraal vast, met versiedata en verantwoordelijken. Zo voorkom je dat je bij elke tender opnieuw moet zoeken of aanvragen. Bekijk ons UEA-voorbeeld en checklist voor MKB om dit goed in te richten.

Kies referenties die passen bij de opdracht qua omvang, complexiteit en type klant. Een referentie van een particuliere klant helpt weinig bij een aanbesteding van een provincie. Toon aan dat je vergelijkbare projecten hebt uitgevoerd, met aantallen, looptijd en resultaten. Hoe concreter, hoe sterker je dossier.

Als je als MKB aan een aanbesteding wilt meedoen maar niet alle eisen zelf afdekt, kijk dan naar samenwerken of combineren. Onderaanneming, combinaties of beroep op draagkracht van een partner kunnen je capaciteit, omzet of certificeringen versterken. Let wel op de formele eisen rond deze constructies, zoals gezamenlijke aansprakelijkheid of verplichte samenwerkingsovereenkomsten. De uitsluitingsgronden gelden ook voor partners en onderaannemers.

Werk met checklists en templates om niets te vergeten. Eén iemand in je team krijgt de rol van 'tender captain' voor de compliance-check, een kernrol binnen goed bidmanagement. Die persoon controleert of alles is ondertekend, of de juiste formats zijn gebruikt en of alle documenten correct zijn geüpload in TenderNed. Inschrijven op aanbestedingen wordt dan een herhaalbaar proces in plaats van een ad-hoc sprint.

Voorbeeld uit de praktijk
Een bouwgerelateerd MKB-bedrijf verloor een tender op een formele fout: één referentieverklaring ontbrak. Bij de volgende aanbesteding werkten ze met een vaste checklist van 20 punten en een interne 'tender captain' die alleen de volledigheid checkte. Resultaat: vier tenders op rij 100% compliant ingediend, geen enkele uitsluiting op vormfouten meer.

Zo scoort je EMVI-plan maximaal als MKB-speler

In veel aanbestedingen is EMVI/BPKV de doorslaggevende factor. Als mkb-bedrijf meedingen betekent dus: je verhaal scherper neerzetten dan de grotere spelers. Niet harder roepen, maar concreter onderbouwen. EMVI is topsport: details maken het verschil.

Begin met het ontleden van de gunningscriteria. Wat weegt zwaar, waar kun je je onderscheiden en waar ligt de minimale lat? Maak een simpele beoordelingsmatrix met per criterium: weging, gevraagde inhoud, jouw sterke punten en mogelijke bewijsstukken. Zo zie je snel waar je de meeste punten kunt pakken. De beoordelingscommissie leest tientallen inschrijvingen, zorg dat jouw plan er direct uitspringt.

Vermijd algemene teksten als 'wij leveren kwaliteit' of 'wij zijn flexibel'. Vertaal je ervaring naar aantoonbare resultaten, cijfers en cases. Denk aan: responstijden, foutpercentages, klanttevredenheid, doorlooptijden, hersteltijden. Hoe meer je kunt kwantificeren, hoe geloofwaardiger je verhaal. Meedingen naar een aanbesteding wordt dan een kwestie van laten zien wat je al presteert.

Schrijf in de taal van de opdrachtgever. Bij een gemeente draait het vaak om leefbaarheid, inclusie en duurzaamheid. Bij een ziekenhuis om patiëntveiligheid en continuïteit. Bij een onderwijsinstelling om ondersteuning van docenten en een veilige leeromgeving. Zet hun doelen centraal en laat zien hoe jouw aanpak daaraan bijdraagt. Niet: 'wij doen X', maar: 'jullie doel Y bereiken we met X, onderbouwd met Z-resultaten'. Een sterk kwaliteitsplan maakt dit concreet en toetsbaar.

Structuur helpt de beoordelaars. Werk per criterium en subvraag, met duidelijke koppen en een vaste opbouw: doel van de opdrachtgever, jouw aanpak, bewaking, risico's en resultaten. Plan je tijd: ongeveer 30% op inhoud verzamelen, 40% op uitwerking en 30% op aanscherpen en schrappen. De meeste winst zit in die laatste fase, waar je teksten scherper, korter en concreter maakt.

Voorbeeld uit de praktijk
Een regionaal groenbedrijf schreef eerst vooral over 'kwaliteit' en 'flexibiliteit'. Na een herijking van hun EMVI-aanpak gingen ze werken met harde cijfers: '98,7% tijdige uitvoering bij 12 gemeenten in 3 jaar', 'klanttevredenheid 8,4 op 1.200 meldingen'. In een aanbesteding waar prijs 40% en kwaliteit 60% woog, eindigden ze met een EMVI-score van 9,1 en wonnen ze ondanks dat ze niet de laagste prijs boden.

Van inschrijving tot gunning: zo speel je het eindspel slim

De laatste fase voelt vaak als een eindsprint. Toch win je hier veel punten met rust en structuur. Als mkb-bedrijf inschrijven vraagt om een strakke planning richting de inschrijfdeadline. Werk met interne deadlines, reviews en proeflezers die niet zelf hebben geschreven.

Plan de digitale indiening via TenderNed ruim voor de officiële deadline. Test uploads, check versies en let op tijdslimieten. Zorg dat je een duidelijke mappenstructuur hebt en dat de bestandsnamen overeenkomen met de leidraad. Controleer altijd of je een ontvangstbevestiging hebt, anders is je inschrijving niet aantoonbaar ingediend.

Na de gunningsbeslissing begint het echte werk. Plan een contractbespreking en startoverleg. Vertaal KPI's en afspraken uit de aanbesteding naar je operatie, planning en rapportages. Inschrijven op overheidsopdrachten heeft pas waarde als je de beloofde prestaties ook waarmaakt. Goede uitvoering levert weer nieuwe referenties op voor volgende tenders. Bij een raamovereenkomst is dat nog relevanter: prestaties bepalen of je wordt ingezet bij de volgende nadere uitvraag.

Krijg je geen gunning, dan is dat geen eindpunt maar onderdeel van de competitiecyclus. Vraag altijd om een debrief en analyseer je scores per criterium. Vergelijk die met de winnende inschrijver als die informatie beschikbaar is. Maak een concreet verbeterplan voor je volgende tender: andere referenties, scherpere EMVI-structuur, betere onderbouwing of strakkere compliance.

Zie aanbestedingen als een combinatie van training en wedstrijd. Elke tender levert data op over je positie in het veld. Meedingen naar overheidsopdrachten wordt dan een continu verbeterproces. Je bouwt aan een tendermachine die steeds efficiënter en effectiever wordt. Zowel bij een openbare procedure als bij een niet-openbare procedure geldt: structuur verslaat talent als talent geen structuur heeft.

Voorbeeld uit de praktijk
Een facilitair MKB-bedrijf verloor twee aanbestedingen op rij met kleine marges. In plaats van te stoppen, vroegen ze gestructureerd om toelichting op hun scores en vergeleken die met de winnende inschrijver. Ze pasten hun EMVI-structuur aan, scherpten hun referenties aan en trainden één interne schrijver. Binnen een jaar wonnen ze 2 van de 5 tenders waar ze op inschreven, met contracten die samen 40% van hun omzet vertegenwoordigden.

Veelgestelde vragen

Kan een klein MKB meedoen aan een aanbesteding?

Ja. De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit beschermen MKB'ers tegen buitenproportionele eisen. Opdrachtgevers zijn verplicht om eisen in verhouding te stellen tot de opdracht. Bovendien worden opdrachten steeds vaker opgesplitst in percelen, specifiek om MKB-deelname te vergroten. Bedrijven vanaf 5-10 medewerkers doen al succesvol mee aan aanbestedingen, zeker bij regionale en gemeentelijke opdrachten. De drempelwaarden bepalen welke procedure geldt, onder de drempel zijn de eisen vaak lichter.

Hoeveel kost het om mee te doen aan een aanbesteding?

Reken op 60 tot 120 uur per inschrijving, afhankelijk van de complexiteit. Die uren gaan naar het lezen van documenten, het schrijven van je EMVI-plan, het verzamelen van bewijsstukken en de administratieve afhandeling. Voor een MKB met uurtarieven rond € 80. 120 komt dat neer op € 5.000. 15.000 aan interne kosten per tender. Die investering is relatief laag tegenover de potentiële contractwaarde van honderdduizenden euro's over meerdere jaren. Een scherpe Go/No-Go voorkomt dat je uren brandt op kansarme trajecten.

Hoe lang duurt een aanbestedingsproces?

Een gemiddeld aanbestedingsproces duurt 3 tot 6 maanden van publicatie tot gunningsbeslissing. Bij een openbare procedure is de doorlooptijd vaak korter (8-12 weken) dan bij een niet-openbare procedure met een selectiefase (12-20 weken). Na de gunningsbeslissing volgt de Alcatel-termijn van 20 kalenderdagen voordat het contract definitief wordt. Plan dus minimaal een half jaar vooruit als je voor het eerst gaat inschrijven.

Wat als je niet alle eisen zelf kunt afdekken?

Je hoeft niet alles alleen te doen. De Aanbestedingswet biedt ruimte voor combinatievorming en onderaanneming. Bij combinatievorming schrijf je samen met een partner in en draag je gezamenlijk aansprakelijkheid. Bij onderaanneming blijf jij hoofdaannemer en zet je een specialist in voor een deel van de opdracht. Je kunt ook een beroep doen op de draagkracht van een derde partij voor omzet-eisen of referentie-eisen. Let wel op de formele vereisten: de uitsluitingsgronden gelden ook voor partners.

Aanbesteding meedoen als MKB: wat is je volgende stap?

Aanbesteding meedoen als MKB is geen gokspel maar een strategische keuze. Met een scherpe Go/No-Go, een solide dossier en een sterk EMVI-plan kun je prima concurreren met grotere spelers. De kunst is om aanbestedingen te zien als een terugkerend spel, niet als een eenmalig project.

Wil je concreet kijken of aanbestedingen passen bij jouw organisatie? Bekijk onze projecten om te zien hoe andere MKB-spelers scoren in aanbestedingen. Of lees via meer blogs verder over EMVI, Go/No-Go en sector-specifieke tenders in onder meer bouw en techniek en facilitaire dienstverlening.

Wil je als MKB meedoen aan aanbestedingen maar weet je niet waar te beginnen? Plan een consult. In 30 minuten kijken we samen of aanbestedingen passen bij jouw organisatie en welke eerste tender het meest logisch is. Dan wordt aanbesteding meedoen als MKB geen sprong in het diepe, maar een doordachte stap in je groeistrategie.