EMVI-criteria uitgelegd: zo schrijf je de winnende inschrijving

Wat betekent EMVI precies?

EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het is het gunningsmodel waarmee aanbestedende diensten niet alleen naar prijs kijken, maar ook naar kwaliteit, duurzaamheid en andere factoren. Sinds de invoering van de Aanbestedingswet 2012 is EMVI in de praktijk de standaard bij vrijwel alle publieke aanbestedingen.

De term EMVI is in 2016 officieel vervangen door Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV), maar in de praktijk gebruiken opdrachtgevers en inschrijvers beide termen door elkaar. In dit artikel gebruiken we "EMVI" omdat die term het meest gezocht wordt, maar de principes gelden identiek voor BPKV-beoordelingen.

Concreet betekent EMVI: wie de beste combinatie van prijs en kwaliteit biedt, wint de opdracht. Voor jou als MKB-ondernemer is dat goed nieuws. Je hoeft niet de goedkoopste te zijn, je moet de slimste zijn.

De drie gunningsvormen binnen EMVI

Onder de paraplu van EMVI vallen drie gunningscriteria:

1. Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV). Prijs en kwaliteitscriteria worden gewogen. Dit is veruit de meest gebruikte variant. Je schrijft plannen, de beoordelingscommissie kent punten toe en die punten worden verrekend met je prijs.
2. Laagste prijs. Alleen prijs telt. Komt nog voor bij gestandaardiseerde leveringen (kantoorartikelen, brandstof), maar steeds minder.
3. Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Hierbij worden levenscycluskosten meegewogen, niet alleen de aanschafprijs. Denk aan energieverbruik, onderhoud en vervanging over 10-15 jaar.

Bij meer dan 80% van de overheidsopdrachten wordt BPKV toegepast. Dat is de variant waar dit artikel zich op richt.

Welke EMVI-criteria komen het vaakst voor?

Elke aanbesteding is anders, maar de meest voorkomende kwaliteitscriteria zijn:

• Kwaliteit van de uitvoering. Je technische en procesmatige aanpak
• Risicobeheersing. Welke risico's zie je en hoe beheers je die?
• Duurzaamheid. CO2-reductie, circulariteit, SROI en sociale waarde
• Planning en fasering. Haalbaarheid, hinderbeperking, mijlpalen
• Organisatie en samenwerking. Wie zet je in, hoe communiceer je met de opdrachtgever?
• Innovatie. Nieuwe werkwijzen, materialen of technologie
• Prijs / prijsopbouw. Transparante onderbouwing van je tarief

Het Beschrijvend Document (ook wel aanbestedingsleidraad) specificeert exact welke criteria gelden, hoe ze gewogen worden en welke beoordelingssystematiek wordt toegepast. Lees dat document drie keer voordat je begint met schrijven, niet twee keer, drie keer.

Prijs versus kwaliteit: hoe wordt EMVI gewogen?

De weging tussen prijs en kwaliteit verschilt per aanbesteding. Een veelvoorkomende verdeling is 40% prijs en 60% kwaliteit, maar je ziet ook 30/70 of zelfs 20/80 bij complexe opdrachten in de bouw en techniek.

De kwaliteitspunten worden vaak vertaald naar een fictieve korting op je inschrijfprijs. Een voorbeeld uit de praktijk:

Inschrijver	Prijs	Kwaliteitsscore	Fictieve korting	EMVI-score
Bedrijf A (MKB, 45 medewerkers)	€280.000	8,5 / 10	€42.500	€237.500
Bedrijf B (groot, 500+ medewerkers)	€250.000	6,0 / 10	€15.000	€235.000
Bedrijf C (MKB, 20 medewerkers)	€295.000	9,2 / 10	€55.200	€239.800

Bedrijf B wint hier nipt, ondanks een lagere kwaliteitsscore. Maar het verschil is klein. Had Bedrijf A iets scherper geoffreerd of een half punt hoger gescoord op kwaliteit, dan was de uitkomst omgedraaid. Daarom is het cruciaal om zowel prijs als kwaliteit strategisch te benaderen.

De beoordelingsmatrix in het aanbestedingsdocument laat exact zien hoeveel punten je per criterium kunt verdienen. Sommige opdrachtgevers werken met een puntenschaal (0-5 of 0-10), anderen met rapportcijfers of kwalitatieve oordelen (onvoldoende / voldoende / goed / uitstekend). Ken die schaal, want het verschil tussen een "goed" en "uitstekend" kan de opdracht maken of breken.

Waarom EMVI juist voor MKB-bedrijven kansen biedt

Veel MKB-ondernemers denken dat EMVI-aanbestedingen vooral voor grote bedrijven zijn. Het tegendeel is waar. EMVI is juist het mechanisme dat kleinere bedrijven de kans geeft om op kwaliteit te concurreren in plaats van alleen op prijs.

Een installatiebedrijf met 30 medewerkers kan niet concurreren op volume met een multinational, maar het kan wel een plan schrijven dat specifieker, concreter en persoonlijker is. Jouw projectleider staat zelf op de bouwplaats, dat van de multinational wordt aangestuurd vanuit een regionaal kantoor drie provincies verderop.

In de IT- en softwaresector zien we hetzelfde patroon. MKB-softwarebedrijven winnen regelmatig van grote systeemintegrators omdat ze een aanpak beschrijven die direct ingaat op de specifieke situatie van de opdrachtgever, in plaats van een standaardmethodologie van 200 pagina's.

De sleutel: maak je kleinschaligheid een voordeel. Korte lijnen, directe aanspreekpunten, flexibiliteit, lokale kennis. Schrijf dat niet als loze kreten maar als concrete, verifieerbare toezeggingen. Lees ook ons artikel over hoe je als MKB succesvol meedoet aan aanbestedingen.

De belangrijkste EMVI-criteria toegelicht

Kwaliteit: de kern van je inschrijving

Het kwaliteitscriterium vraagt om een beschrijving van je aanpak: hoe ga je het werk uitvoeren, welke methodiek gebruik je en hoe zorg je dat het resultaat voldoet aan de eisen? Dit is waar je plan van aanpak centraal staat.

De meest gemaakte fout: schrijven hoe goed je bent in plaats van wat je concreet gaat doen. Een beoordelingscommissie van een gemeente leest 8-12 inschrijvingen in twee dagen. Ze willen geen bedrijfsprofiel, ze willen zien dat jij hun probleem begrijpt en een werkbare oplossing hebt.

Wat werkt: beschrijf je aanpak in drie lagen. Eerst je methode (wat doe je), dan je onderbouwing (waarom werkt dat) en tot slot je controlemechanisme (hoe weet je zeker dat het lukt). Wil je hier dieper induiken? Bekijk dan onze tips voor het schrijven van een sterk kwaliteitsplan.

Risicobeheersing

Bij risicobeheersing wil de opdrachtgever zien dat je vooruit denkt. Welke risico's kun je identificeren, hoe schat je de impact in en wat zijn je beheersmaatregelen?

Een sterke risico-analyse is projectspecifiek. Noem niet "slechte weersomstandigheden" als generiek risico bij een IT-implementatie. Noem wel "weerstand bij eindgebruikers tegen het nieuwe systeem" en beschrijf hoe je met een gefaseerde uitrol en key-user-programma die weerstand beheert.

Praktijkvoorbeeld: een MKB-aannemer uit Eindhoven scoorde 9/10 op risicobeheersing bij een renovatieopdracht door drie projectspecifieke risico's te benoemen die de concurrentie over het hoofd zag, waaronder asbestrisico in een tussenvloer die niet in het bestek stond maar wel logisch was gezien het bouwjaar. Die alertheid overtuigde de beoordelaars.

Duurzaamheid en maatschappelijke waarde

Duurzaamheid is geen bijzaak meer bij EMVI-aanbestedingen. Steeds meer opdrachtgevers vragen om een concreet duurzaamheidsplan met meetbare doelstellingen. Denk aan de CO2-Prestatieladder (trede 3 of hoger), SROI-verplichtingen (Social Return on Investment) of circulaire materiaalpasspoorten.

Voor MKB-bedrijven in de zorg en welzijn speelt sociale waarde een extra grote rol. Een thuiszorgorganisatie die beschrijft hoe ze wijkgericht werkt, met lokale vrijwilligersnetwerken samenwerkt en eenzaamheid signaleert, scoort hoger dan een landelijke concurrent met een standaard duurzaamheidsparagraaf.

Concreet maken is de sleutel. Niet: "Wij zijn duurzaam." Wel: "Wij reduceren het materiaalgebruik met 15% door prefab-elementen toe te passen, meten dit per bouwfase en rapporteren maandelijks via ons circulariteitsdashboard."

Planning en hinderbeperking

Een realistische planning is meer waard dan een ambitieuze planning. Beoordelaars herkennen onhaalbare doorlooptijden onmiddellijk, ze hebben tientallen projecten begeleid en weten hoe lang dingen duren.

Beschrijf je fasering, benoem afhankelijkheden en geef aan hoe je omgaat met verstoringen. Bij een wegreconstructie: hoe minimaliseer je hinder voor omwonenden? Bij een ICT-migratie: hoe zorg je dat het oude systeem blijft draaien tot het nieuwe bewezen stabiel is?

Organisatie en samenwerking

Wie zet je in, wat zijn hun competenties en hoe is de communicatie met de opdrachtgever geregeld? Benoem je kernteam bij naam en functie. Beschrijf je overlegstructuur: wekelijkse voortgangsrapportages, maandelijkse stuurgroepvergaderingen en een escalatiepad als er iets misgaat.

Het gaat niet om organigrammen, het gaat om vertrouwen. De opdrachtgever wil weten dat er iemand is die hij maandagochtend kan bellen als er vrijdagmiddag iets is misgegaan.

Zo lees je de beoordelingscriteria slim

Het verschil tussen winnen en verliezen zit vaak niet in het schrijven maar in het lezen. Besteed minstens een derde van je tenderproces aan het analyseren van het Beschrijvend Document, de Nota van Inlichtingen en de geschiktheidseisen.

Concrete leestips:

• Markeer alle werkwoorden in de gunningscriteria. "Beschrijf hoe u risico's identificeert, kwantificeert en beheerst" vraagt om drie afzonderlijke antwoorden, niet een generieke alinea.
• Tel de punten. Als risicobeheersing 30 van de 100 kwaliteitspunten waard is en planning maar 10, investeer dan navenant meer tijd en pagina's in risico's.
• Check de knock-out-eisen. Geschiktheidseisen en selectiecriteria zijn binair: je voldoet of je valt af. Zorg dat je hier 100% op scoort voordat je ook maar een letter aan de kwaliteitsplannen schrijft.
• Lees de NvI. De Nota van Inlichtingen bevat vaak verduidelijkingen die je inschrijving kunnen maken of breken. Stel zelf ook vragen, het laat de opdrachtgever zien dat je serieus bezig bent.

Heb je nog geen ervaring met het UEA? Lees dan onze praktijkgids over het UEA invullen als MKB-bedrijf.

In 6 stappen naar een winnende EMVI-inschrijving

Stap 1: Analyseer de vraag achter de vraag

Lees het aanbestedingsdocument en stel jezelf de vraag: wat is het werkelijke probleem van deze opdrachtgever? Een gemeente die "groenonderhoud" aanbesteedt, wil geen gemaaid gras, die wil tevreden bewoners, biodiversiteit en een beheersbaar onderhoudsbudget. Schrijf vanuit die intentie.

Stap 2: Bepaal je strategie per criterium

Niet elk criterium biedt evenveel onderscheidingskans. Als kwaliteit 40 punten waard is maar elke inschrijver ongeveer dezelfde methodiek beschrijft, is het verschil klein. Maar als duurzaamheid 20 punten waard is en jij hebt een CO2-Prestatieladder trede 5 terwijl de concurrentie op trede 3 zit, dan is dat je goudmijn. Dit strategisch denken noemen we tenderstrategie, en het is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je hele tenderproces.

Stap 3: Verzamel input uit je organisatie

De beste EMVI-plannen schrijf je niet achter je bureau. Praat met je projectleiders, uitvoerders, engineers en klantcontactpersonen. Zij weten welke risico's er in de praktijk spelen, welke oplossingen werken en welke toezeggingen je realistisch kunt doen. Organiseer een kickoff-sessie met je tenderteam en betrek ook je bidmanager als je die hebt.

Stap 4: Schrijf concreet, toetsbaar en projectspecifiek

Dit is de gouden regel van EMVI-schrijven. Elke bewering in je plan moet voldoen aan drie criteria:

• Concreet. Niet "wij communiceren proactief" maar "elke vrijdag stuurt de projectleider een voortgangsrapport met actuele planning, afwijkingen en actiepunten"
• Toetsbaar. De opdrachtgever moet na afloop kunnen controleren of je hebt geleverd wat je beloofde
• Projectspecifiek. Verwijs naar locaties, omstandigheden en betrokkenen uit de aanbesteding, niet naar generieke aanpakken

Praktijkvoorbeeld: een ICT-bedrijf (22 medewerkers) won een gemeentelijke aanbesteding voor zaaksystemen door in hun kwaliteitsplan exact te beschrijven hoe ze de migratie van 14.000 lopende zaken uit het oude systeem zouden uitvoeren, inclusief een fallback-scenario als de dataconversie onverwachte fouten opleverde. De concurrent (200+ medewerkers) beschreef alleen hun standaard migratiemethodologie.

Stap 5: Maak het de beoordelaars makkelijk

Gebruik de terminologie van de opdrachtgever, niet je eigen jargon. Als het aanbestedingsdocument spreekt over "omgevingsmanagement", gebruik dan ook die term en niet eigen jargon. Structureer je antwoorden in dezelfde volgorde als de gevraagde criteria. Gebruik witruimte, tussenkopjes en opsommingen.

Een beoordelaar die je antwoord binnen 30 seconden kan terugvinden, scoort je hoger dan een beoordelaar die drie pagina's moet doorspitten. Dat is geen theorie, dat is menselijke psychologie.

Stap 6: Check volledigheid en consistentie

Laat iemand anders je inschrijving lezen die niet bij het schrijven betrokken was. Check dat je prijs consistent is met je plan (als je belooft twee extra engineers in te zetten, moet dat ook in je begroting staan). Controleer of je alle gevraagde bijlagen hebt bijgevoegd. Een onvolledige inschrijving is het domste verlies dat er bestaat.

Wil je je volledige aanpak structureren, van referentie-eisen tot eindpresentatie? Bekijk dan ons artikel over hoe je een winnende RFP-respons schrijft.

Veelgemaakte fouten bij EMVI-inschrijvingen

Na het beoordelen van honderden inschrijvingen zien we steeds dezelfde fouten terugkomen:

1. Te algemeen schrijven. "Wij hebben ruime ervaring" is geen antwoord. "In 2024 hebben wij 12 vergelijkbare projecten opgeleverd, waarvan 3 voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners" wel.
2. Beoordelingscriteria niet letterlijk beantwoorden. Als de opdrachtgever vraagt om "minimaal drie projectspecifieke risico's met beheersmaatregelen", lever dan exact dat. Niet twee, niet vijf zonder beheersmaatregelen.
3. Geen meetbare doelstellingen. "Wij streven naar een hoge klanttevredenheid" is nietszeggend. "Wij meten maandelijks de klanttevredenheid via NPS en sturen bij als de score onder 7,5 daalt" is concreet en overtuigend.
4. Inconsistentie tussen prijs en plan. Als je plan beschrijft dat je een senior projectleider fulltime inzet maar je begroting alleen een junior tarief bevat, verlies je geloofwaardigheid op elk criterium.
5. Te laat beginnen. Een goede EMVI-inschrijving kost 3-6 weken doorlooptijd. Begin niet twee weken voor de deadline. Gebruik TenderNed om aanbestedingen vroeg te signaleren zodat je voorbereidingstijd maximaal is.
6. De Nota van Inlichtingen overslaan. Hier staan verduidelijkingen en wijzigingen die je inschrijving fundamenteel kunnen beinvloeden. Altijd lezen, altijd verwerken.

Tips om je EMVI-score structureel te verbeteren

Winnen bij EMVI is geen kwestie van geluk. Het is een vaardigheid die je kunt trainen en verbeteren. Hier zijn vijf bewezen aanpakken:

• Vraag altijd om een debriefing. Na elke gunningsbeslissing, gewonnen of verloren, heb je recht op een gesprek met de opdrachtgever. Vraag specifiek: "Op welk criterium scoorden wij lager dan de winnaar, en waarom?" Die feedback is goud waard.
• Bouw een bibliotheek op. Bewaar je beste tekstblokken, referentieprojecten en cv's in een gestructureerde database. Niet om te kopieren maar als startpunt. Elke inschrijving moet projectspecifiek zijn, maar je hoeft het wiel niet elke keer opnieuw uit te vinden.
• Investeer in je tenderteam. EMVI-schrijven is een vak. Train je mensen in overtuigend schrijven, leer ze hoe beoordelaars denken en geef ze tijd om goede plannen te maken. Een gehaaste inschrijving is bijna altijd een verliezende inschrijving.
• Analyseer je win/loss-ratio per criteriumtype. Scoor je structureel laag op risicobeheersing? Dan is dat waar je moet investeren, niet in nog een schrijftraining, maar in betere risicoanalyse-methodieken.
• Schakel een specialist in bij complexe tenders. Bidmanagement en tenderstrategie zijn disciplines op zich. Voor opdrachten boven de 500.000 euro kan externe ondersteuning het verschil maken tussen winnen en verliezen.

Na gunning houdt het werk niet op. Goed contractmanagement zorgt ervoor dat je ook levert wat je beloofde, en dat bouwt de track record op die je nodig hebt voor de volgende aanbesteding.

Aanbestedingsprocedures en EMVI

Hoe EMVI wordt toegepast, hangt af van de gekozen aanbestedingsprocedure. Bij een openbare procedure schrijft iedereen in en wordt de EMVI-beoordeling in een ronde gedaan. Bij een niet-openbare procedure vindt eerst een selectiefase plaats op basis van selectiecriteria en referentie-eisen, waarna alleen de geselecteerde partijen een inschrijving doen.

Bij complexe opdrachten wordt soms een concurrentiegerichte dialoog of Best Value Procurement toegepast. Hierbij is het EMVI-proces interactiever: je presenteert je aanpak, er volgen gesprekken en de beoordeling is deels kwalitatief. Voor MKB-bedrijven die goed zijn in direct contact is dit vaak een voordeel.

Bij raamovereenkomsten wordt EMVI gebruikt om de partijen te selecteren die tot de raamovereenkomst worden toegelaten. Vervolgens vinden er binnen de raamovereenkomst minicompetities plaats, vaak opnieuw op basis van EMVI-criteria. Het loont dus om je EMVI-vaardigheden structureel op peil te houden.

Het proportionaliteitsbeginsel schrijft voor dat de eisen en criteria in verhouding moeten staan tot de omvang en complexiteit van de opdracht. Als je vindt dat de EMVI-criteria disproportioneel zijn, is de Nota van Inlichtingen het moment om dit aan te kaarten. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen gelden overigens vereenvoudigde regels, maar het EMVI-principe blijft hetzelfde.

Conclusie

EMVI draait om een simpel principe: laat zien dat je de opdracht beter begrijpt en beter uitvoert dan je concurrenten. Niet door meer te beloven, maar door concreter, specifieker en overtuigender te schrijven.

Bestudeer de gunningscriteria en weging grondig. Kies per criterium waar je je onderscheidt. Schrijf vanuit het perspectief van de opdrachtgever, niet vanuit je eigen organisatie. En vraag na elke aanbesteding om feedback, want elke tender is een leerkans voor de volgende.

Voor MKB-bedrijven is EMVI geen obstakel maar een kans. Jouw kleinschaligheid, directe betrokkenheid en flexibiliteit zijn precies de kwaliteiten die opdrachtgevers zoeken. Je moet ze alleen leren opschrijven op een manier die scoort.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen EMVI en BPKV?

EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) is de overkoepelende term uit de Aanbestedingswet 2012. BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding) is een van de drie gunningsvormen binnen EMVI, naast "laagste prijs" en "laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit". In de praktijk worden EMVI en BPKV vaak als synoniemen gebruikt omdat BPKV veruit de meest toegepaste variant is. Formeel is BPKV dus een onderdeel van EMVI, niet een vervanging ervan.

Hoe bereken je een fictieve korting bij EMVI?

Bij een fictieve korting wordt je kwaliteitsscore omgerekend naar een bedrag dat van je inschrijfprijs wordt afgetrokken. De formule verschilt per aanbesteding, maar een veelgebruikte methode is: kwaliteitsscore (op schaal 0-10) vermenigvuldigd met een vooraf bepaald bedrag per punt. Voorbeeld: bij een maximum fictieve korting van €50.000 en 10 kwaliteitspunten is elke punt €5.000 waard. Scoor je een 8, dan wordt €40.000 van je prijs afgetrokken voor de vergelijking. Je werkelijke prijs blijft ongewijzigd, de korting is puur rekenkundig.

Kan je een aanbesteding winnen zonder de laagste prijs?

Ja, dat is precies het doel van EMVI. Bij de meeste EMVI-aanbestedingen weegt kwaliteit zwaarder dan prijs (vaak 60-70% kwaliteit versus 30-40% prijs). Een inschrijver die 15% duurder is maar significant hoger scoort op kwaliteit, wint de opdracht. In de praktijk zien we regelmatig dat MKB-bedrijven aanbestedingen winnen van goedkopere concurrenten door een sterkere inhoudelijke aanpak. De sleutel is dat het prijsverschil in verhouding staat tot je kwaliteitsvoordeel, bereken dit vooraf op basis van de beoordelingsformule in het aanbestedingsdocument.

Hoeveel weegt kwaliteit mee bij EMVI-aanbestedingen?

De weging varieert per aanbesteding en wordt altijd vooraf vastgelegd in het Beschrijvend Document. Veelvoorkomende verhoudingen zijn 60% kwaliteit / 40% prijs of 70/30. Bij complexe opdrachten (grote infrastructuurprojecten, ICT-transformaties) kan kwaliteit tot 80% meewegen. Bij eenvoudige leveringen is de verhouding soms 50/50 of wordt zelfs op laagste prijs gegund. Het proportionaliteitsbeginsel vereist dat de weging in verhouding staat tot de complexiteit van de opdracht. Controleer altijd de exacte weging en de beoordelingsformule voordat je beslist om wel of niet in te schrijven.