Hoe schrijf je een winnende RFP: complete gids voor meer en betere inschrijvingen

Je hebt een veelbelovende aanbesteding gevonden op TenderNed. De opdracht past bij je expertise, de omvang is realistisch en de deadline is haalbaar. Je opent het RFP-document en dan begint het echte werk. Want een Request for Proposal (RFP) lezen is meer dan tekst scannen. Het is een wedstrijd waar je de spelregels pas begrijpt als je het document van beide kanten bekijkt.

Deze gids laat je zien hoe opdrachtgevers hun RFP's opstellen, welke keuzes daarachter zitten en het belangrijkste, hoe jij als MKB-leverancier die kennis gebruikt om een inschrijving te schrijven die scoort. Niet met trucjes, maar met strategie.

Wat is een RFP precies?

Een RFP (Request for Proposal) is een formeel document waarmee een opdrachtgever leveranciers uitnodigt om een voorstel in te dienen. Anders dan een simpele offerte-aanvraag, vraagt een RFP om een complete aanpak: je visie, je methodologie, je team, je planning en je prijs.

In de Nederlandse context is een RFP vaak het centrale document bij een openbare procedure of niet-openbare procedure. De beoordelingscommissie beoordeelt wie het beste voorstel indient en dat is niet altijd de goedkoopste. Denk aan een RFP als de wedstrijdregels bij een sport: de opdrachtgever bepaalt het speelveld en de puntentelling, jij moet binnen die regels het beste presteren.

RFP vs. RFI vs. RFQ: ken het verschil

Voordat je tijd investeert in een uitgebreide inschrijving, is het belangrijk om te weten welk type document je voor je hebt. Opdrachtgevers gebruiken drie hoofdvormen, elk met een ander doel:

• RFI (Request for Information) Een verkennend document. De opdrachtgever wil de markt leren kennen: welke partijen zijn er, welke oplossingen bestaan er, wat is haalbaar? Een RFI vereist geen uitgewerkt voorstel. Het is een marktconsultatie in documentvorm. Reageren kost relatief weinig tijd, maar positioneert je al voor de eventuele RFP die volgt.
• RFP (Request for Proposal) Het volledige voorstel. Hier vraagt de opdrachtgever om je aanpak, je team, je referenties, je planning en je prijs. Dit is waar de echte selectie plaatsvindt op basis van gunningscriteria.
• RFQ (Request for Quotation) Puur prijsgericht. De opdrachtgever weet al precies wat hij wil en vraagt alleen om een prijsopgave. Hier win je op efficiency en prijs, niet op visie.

Strategische tip: Als je een RFI voorbij ziet komen in jouw vakgebied, reageer dan altijd ook als je twijfelt. Opdrachtgevers onthouden wie meedacht in de verkennende fase. Dat geeft je een informatievoorsprong als de RFP volgt.

Hoe opdrachtgevers een RFP opstellen en waarom dat jou helpt

De meeste leveranciers lezen een RFP als een checklist. Maar als je begrijpt waarom een opdrachtgever het document zo heeft opgesteld, lees je tussen de regels door. Een opdrachtgever doorloopt doorgaans deze stappen:

1. Behoeftebepaling: Wat is het probleem? Welke uitkomst zoeken we? De opdrachtgever stelt een programma van eisen op met minimumeisen en wensen.
2. Stakeholderafstemming: Inkoop, IT, operations, finance en management hebben elk hun eigen prioriteiten. De RFP is altijd een compromis tussen die belangen.
3. Marktverkenning: Via een RFI of informele marktconsultatie peilt de opdrachtgever wat realistisch is qua prijs, aanpak en doorlooptijd.
4. Selectiecriteria bepalen: De opdrachtgever formuleert de selectiecriteria en geschiktheidseisen waarmee hij leveranciers filtert. Denk aan omzeteis, referentie-eisen en certificeringen.
5. Gunningsmodel kiezen: Wordt het EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) met subgunningscriteria, of BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding)? Dit bepaalt hoe jouw inschrijving wordt gescoord.

Wat dit voor jou betekent: Elke eis in het RFP is er met een reden. Als een opdrachtgever om drie vergelijkbare referenties vraagt, is dat niet willekeur, het is een risicobeperking. Als hij een gedetailleerd plan van aanpak vraagt, wil hij zien dat je het probleem begrijpt. Lees het RFP als een brief waarin de opdrachtgever vertelt waar hij wakker van ligt.

Een RFP strategisch lezen: de eerste 48 uur

De eerste lezing van een RFP bepaalt of je meedoet en hoe je meedoet. Ervaren bidmanagers hanteren een gestructureerde aanpak in de eerste 48 uur na publicatie:

Stap 1: De go/no-go-analyse

Niet elke RFP verdient een inschrijving. Stel jezelf deze vragen:

• Voldoen we aan alle geschiktheidseisen en minimumeisen? Eén gemiste knock-out-eis betekent uitsluiting.
• Hebben we relevante referenties die aantoonbaar passen bij de gevraagde ervaring?
• Is de opdracht winstgevend bij een realistische prijsstelling?
• Hebben we voldoende capaciteit in ons tenderteam om een sterke inschrijving te schrijven?
• Kennen we de opdrachtgever of de markt goed genoeg om ons te onderscheiden?

Een eerlijk "nee" op twee of meer van deze vragen? Dan is je tijd beter besteed aan een RFP waar je kans maakt. Zoals bij voetbal: je wint niet door op elk veld tegelijk te spelen.

Stap 2: De beoordelingsmatrix ontleden

Zoek direct de scoringsmethodiek. Hoeveel punten gaan naar kwaliteit? Hoeveel naar prijs? Als kwaliteit 70% weegt en prijs 30%, investeer dan het leeuwendeel van je tijd in je inhoudelijke verhaal, niet in het scherper schuiven met je tarief.

Stap 3: De Nota van Inlichtingen benutten

De NvI is goud waard. Stel gerichte vragen die je helpen de opdrachtgever beter te begrijpen. Let ook op vragen van concurrenten, die onthullen welke partijen meedoen en waar zij tegenaan lopen.

Je inschrijving structureren: de winnende opbouw

Een sterke inschrijving volgt altijd de structuur die het RFP voorschrijft, wijk daar nooit van af. Maar binnen die structuur heb je ruimte om je te onderscheiden:

1. Management summary: Maximaal één pagina. Dit is het eerste wat de beoordelingscommissie leest en soms het enige wat de beslissers lezen.
2. Visie en begrip: Toon dat je het probleem begrijpt. Parafraseer de uitdaging in eigen woorden en voeg inzichten toe die de opdrachtgever niet heeft benoemd.
3. Aanpak en methodiek: Concreet: faseringen, opleveringen, mijlpalen. Vermijd "wij leveren kwaliteit", laat zien hoe.
4. Teamsamenstelling: Keystakeholders met relevante ervaring. Overweeg combinatievorming of onderaanneming als je specifieke expertise mist.
5. Referenties: Zo dicht mogelijk bij de gevraagde opdracht. Beschrijf niet alleen wat je deed, maar welk resultaat je behaalde.
6. Planning en risicomanagement: Realistisch, met buffers. Benoem risico's proactief, dat toont volwassenheid, geen zwakte.
7. Prijs: Transparant en onderbouwd. Hogere prijs dan de concurrent? Leg uit welke meerwaarde daar tegenover staat.

Lees ook onze gids over het schrijven van een kwaliteitsplan bij aanbestedingen voor meer diepgang over het kwalitatieve deel.

Scoringscriteria begrijpen en maximaal benutten

De gunningscriteria zijn je kompas. Elke zin die je schrijft moet punten opleveren. Zo werkt het in de praktijk:

Bij een BPKV-beoordeling kent de opdrachtgever typisch punten toe per subgunningscriterium. Bijvoorbeeld:

CriteriumWegingWaar let de beoordelaar op?Plan van aanpak40%Concreetheid, haalbaarheid, innovatieKwaliteit team25%Ervaring, beschikbaarheid, certificeringenReferenties20%Relevantie, vergelijkbaarheid, resultatenSocial return / duurzaamheid15%SROI-plan, CO2-Prestatieladder

Gouden regel: Verdeel je schrijftijd proportioneel aan de weging. Als het plan van aanpak 40% weegt, besteed daar ook 40% van je schrijfuren aan. Te veel leveranciers besteden tachtig procent van hun tijd aan het prijsblad en twintig procent aan de rest, terwijl de puntenverdeling precies andersom ligt.

Voor een compleet overzicht van hoe EMVI-criteria werken, lees ons artikel over EMVI-criteria uitgelegd.

Praktijkvoorbeelden: hoe MKB-leveranciers RFP's winnen

IT-dienstverlener wint op aanpak. Een IT-dienstverlener uit Utrecht (18 medewerkers) schreef in op een RFP voor een gemeentelijke DMS-migratie (EUR 280.000, vijf inschrijvers). Ondanks minder referenties dan de twee grote systeemintegrators won hij op plan van aanpak: een gefaseerde migratie met pilotomgeving, wekelijkse demo's en een kennisoverdrachtsplan. De debriefing bevestigde dat de concreetheid van de pilotfase het verschil maakte.

Bouwbedrijf scoort op risicomanagement. Een bouw- en installatiebedrijf uit Brabant (45 medewerkers) schreef in op de renovatie van een schoolgebouw. Waar concurrenten standaard risicomatrices inleverden, maakte dit bedrijf een projectspecifieke inventarisatie: asbest in de oorspronkelijke vloer, overlast voor omwonenden, leveringsproblemen bij isolatiemateriaal, elk met beheermaatregel en kostenimpact. Maximale score op risicomanagement. De gunningsbeslissing noemde de specificiteit als onderscheidend.

Veelgemaakte fouten bij RFP-inschrijvingen

Na honderden beoordelingen zien beoordelingscommissies steeds dezelfde fouten terugkomen. Vermijd deze valkuilen:

1. De briefing negeren: Het RFP vraagt om maximaal acht pagina's en je levert er twaalf in. Overschrijding van formeisen leidt bij veel aanbestedingsprocedures tot uitsluiting. Geen discussie mogelijk.
2. Copy-paste uit vorige inschrijvingen: Beoordelaars herkennen generieke teksten direct. Als je plan van aanpak even goed past bij een ziekenhuis als bij een school, is het niet specifiek genoeg.
3. De prijs als enige wapen: Bij BPKV-beoordelingen is de laagste prijs zelden de winnende prijs. Een inschrijving die op kwaliteit een 9 scoort en op prijs een 7, verslaat een inschrijving met een 6 op kwaliteit en een 9 op prijs.
4. Geen vragen stellen via de NvI: De Nota van Inlichtingen is je kans om onduidelijkheden op te helderen. Niet vragen stellen is als een examen maken zonder de instructies te lezen.
5. Te laat beginnen: Een sterke inschrijving kost twee tot vier weken schrijftijd. Als je drie dagen voor de deadline begint, lever je haastwerk in. En haastwerk scoort haastpunten.
6. Geen eindredactie: Spelfouten, inconsistente opmaak en ontbrekende bijlagen signaleren slordigheid. Als je slordig bent in je voorstel, wat zegt dat over je projectuitvoering?
7. Het UEA vergeten of fout invullen: Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een formele vereiste. Fouten hierin leiden tot uitsluiting, hoe sterk je inhoudelijke voorstel ook is. Lees onze handleiding UEA invullen om dit te voorkomen.

Facilitair bedrijf leert van debriefing. Een facilitair dienstverlener uit Zuid-Holland (30 medewerkers) verloor drie vergelijkbare RFP's voor schoonmaakdiensten bij onderwijsinstellingen. De debriefing na de derde: "correct maar inwisselbaar." Bij de vierde inschrijving veranderde de aanpak: een voorinspectie van het gebouw, drie concrete KPI's met maandelijkse rapportage en een voorstel voor duurzame schoonmaakmiddelen dat aansloot bij de MVO-ambities. Resultaat: gewonnen als op-een-na-duurste inschrijver.

De rode draad: specifiekheid wint van grootte. Een debriefing is geen nederlaag, het is een gratis tenderstrategie-sessie. Vraag er altijd om.

Tips specifiek voor MKB-leveranciers

Als MKB-leverancier heb je specifieke uitdagingen bij RFP's, maar ook unieke voordelen. Hier zijn zeven concrete tips:

1. Check de drempelwaarden: Europese aanbestedingen hebben hoge drempelwaarden. Veel interessante opdrachten zitten daaronder als meervoudig onderhandse procedures. Daar is de concurrentie kleiner en de proportionaliteitseisen realistischer voor MKB.
2. Bouw een referentieportfolio op: Begin met kleinere opdrachten om referenties op te bouwen. Drie sterke, relevante referenties zijn meer waard dan tien vage.
3. Overweeg een perceel: Grote opdrachten worden steeds vaker opgedeeld in percelen. Schrijf in op het perceel dat het best bij je expertise past, in plaats van op de hele opdracht.
4. Vorm een combinatie: Mis je een specifieke competentie? Overweeg combinatievorming met een complementaire partij. Twee MKB-bedrijven samen kunnen een sterker profiel neerzetten dan elk afzonderlijk.
5. Maak je USP expliciet: Als MKB-leverancier bied je vaak korte lijnen, snelle besluitvorming en direct contact met senior expertise. Benoem dat concreet in je voorstel, het is een voordeel dat grote partijen niet kunnen matchen.
6. Investeer in je tenderteam: Eén ervaren bidmanager die drie sterke inschrijvingen per kwartaal schrijft, levert meer op dan tien haastige pogingen. Kwaliteit boven kwantiteit.
7. Leer van elke inschrijving: Win of verlies, evalueer elke inschrijving. Wat scoorde goed? Wat kan beter? Na tien inschrijvingen heb je een tenderstrategie die bewezen werkt voor jouw markt.

Meer over hoe je als MKB-bedrijf succesvol kunt deelnemen aan aanbestedingen? Lees ons artikel meedoen aan aanbestedingen als MKB.

De rol van een raamovereenkomst

Steeds meer opdrachtgevers werken met raamovereenkomsten: meerjarige contracten waarbinnen ze opdrachten uitzetten zonder telkens een nieuwe aanbesteding. Voor MKB-leveranciers zijn ze strategisch interessant door de omzetzekerheid en langdurige klantrelatie. Let bij RFP's voor raamovereenkomsten extra op de contractvoorwaarden: afnameverplichtingen, looptijd, verlengingsopties en de aanbestedingsleidraad voor nadere opdrachten.

Veelgestelde vragen over RFP's

Wat is het verschil tussen een RFP en een aanbesteding?

Een RFP is een document; een aanbesteding is een proces. De aanbesteding is het totale traject van publicatie tot gunning. Het RFP is het specifieke document waarmee de opdrachtgever leveranciers uitnodigt om een voorstel in te dienen. Binnen één aanbesteding kunnen meerdere documenten worden gebruikt, waaronder een RFP, een selectieleidraad en een programma van eisen.

Hoe lang heb je om te reageren op een RFP?

Bij Europese openbare procedures minimaal 35 dagen (30 bij elektronische indiening). Bij niet-openbare procedures minimaal 30 dagen na uitnodiging. Onderdrempelige aanbestedingen hanteren vaak twee tot vier weken. Check altijd de exacte deadline in de aanbestedingsleidraad, te laat is te laat, zonder uitzondering.

Moet je altijd reageren op een RFP?

Nee. Een gedisciplineerde go/no-go-beslissing is een van de belangrijkste onderdelen van professioneel bidmanagement. Reageer alleen als je realistisch kans maakt en voldoende capaciteit hebt om een sterke inschrijving te schrijven. Een zwakke inschrijving kost tijd, geld en erger nog, reputatie bij de opdrachtgever.

Hoe verbeter je je winstkans bij RFP's?

Drie factoren: (1) selectiviteit, schrijf alleen in waar je echt kans maakt, (2) specifiekheid, elk voorstel op maat voor deze opdracht, en (3) leervermogen, vraag altijd een debriefing aan en verwerk de feedback. Bedrijven die deze principes consequent toepassen, zien hun hitrate stijgen van 15-20% naar 30-40%.

Aan de slag: je volgende RFP

Een winnende inschrijving op een RFP is geen kwestie van geluk. Het is vakmanschap. Je leest het document strategisch, je begrijpt wat de opdrachtgever echt zoekt, je schrijft specifiek en concreet en je investeert je tijd daar waar de meeste punten te verdienen zijn.

Begin met je volgende RFP niet bij het schrijven, maar bij het lezen. Ontleed de beoordelingsmatrix. Stel scherpe vragen via de Nota van Inlichtingen. En schrijf dan een voorstel dat de beoordelingscommissie niet naast zich neer kan leggen.

Heb je hulp nodig bij het analyseren van een RFP of het schrijven van een winnende inschrijving? Neem contact op met TenderGrowth, we helpen MKB-leveranciers dagelijks om meer aanbestedingen te winnen.