UEA invullen voor MKB: voorbeeld en checklist

Zo gebruik je het UEA slim als MKB-speler

De meeste MKB-bedrijven verliezen aanbestedingen niet op inhoud, ze verliezen op een vinkje in het UEA. Één fout antwoord en je ligt uit het toernooi.

Het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) is de standaard eigen verklaring onder de Aanbestedingswet 2012 en het ARW 2016. Met dit formulier bevestig je dat jouw organisatie voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. De daadwerkelijke bewijsstukken worden doorgaans pas bij de gunning opgevraagd.

Behandel het UEA als een herbruikbare basis: één goed opgezet template dat je per tender fijnstelt. In het aanbestedingsproces verschijnt het UEA vroeg: publicatie op TenderNed → documenten downloaden → vragen stellen via de Nota van Inlichtingen → UEA indienen in de selectiefase.

Praktijkvoorbeeld: een IT-scale-up dient een sterk EMVI-plan in, maar geeft per ongeluk aan in surseance van betaling te zijn. Resultaat: verplichte uitsluiting, een raamcontract van vier jaar misgelopen. Sterke inhoud telt niet als het UEA niet klopt, lees ook hoe je als MKB meedoet aan aanbestedingen zonder op dit soort fouten te stranden.

Zo bereid je je UEA voor zonder tijd te verspillen

Zorg dat je altijd paraat hebt: KvK-nummer, btw-nummer, SBI-code, statutaire naam, adres, contactpersoon, eigendoms- en groepsstructuur en vaste onderaannemers.

Advies: bouw één 'master-UEA'-template. Vul alle generieke secties volledig in. Per tender pas je alleen de tenderspecifieke onderdelen aan: referenties, CPV-code-match, combinaties of het leunen op derden via onderaanneming.

Gebruik een duidelijke bestandsnaamconventie: UEA_2026-02-13_GemeenteX_Versie1.0

Wijs een interne UEA-eigenaar aan, doorgaans een combinatie van juridisch/compliance en het tenderteam. Bedrijven in sectoren zoals IT & software of facilitaire dienstverlening hebben er baat bij om dit structureel te beleggen.

Praktijkvoorbeeld: een installatiebedrijf slaat een standaard UEA-dossier op in SharePoint. Resultaat: de invultijd daalt van 2 uur naar 25 minuten per tender.

Zo vul je deel I en II van het UEA scherp en consistent in

Deel I bevat het referentienummer van de inschrijving, de naam van de aanbestedende dienst, de omschrijving, de CPV-codes en het type procedure. Controleer altijd tegen de publicatie op TenderNed en de aanbestedingsleidraad.

Deel II bevat je statutaire naam, rechtsvorm, adres, contactgegevens, KvK-nummer, btw-nummer en groepsstructuur. Gebruik exact de statutaire naam zoals die in het KvK-uittreksel staat.

Bij combinaties of consortia: elke partij dient zijn eigen UEA in, tenzij de selectieleidraad anders bepaalt.

Voor onderaannemers waarop je leunt voor capaciteit: zij moeten doorgaans ook hun eigen UEA indienen.

Praktijkvoorbeeld: een bouw-MKB'er gebruikt de handelsnaam van de combinatie in het UEA, terwijl de drie afzonderlijke BV's in de inschrijving staan, dat levert onduidelijkheid op en kost punten op betrouwbaarheid.

Zo voorkom je uitsluiting op uitsluitingsgronden (Deel III)

Deel III van het UEA gaat over de uitsluitingsgronden. Het onderscheid is helder:

• Verplichte gronden: strafrechtelijke veroordelingen, fraude, corruptie, witwassen, deelname aan een criminele organisatie.
• Facultatieve gronden: belastingschulden, sociale premies, ernstige beroepsfouten, belangenconflicten, eerdere ernstige tekortkomingen.

Twee veelvoorkomende fouten bij MKB-bedrijven:

1. Overal 'nee' aanvinken zonder interne controle.
2. Uit voorzichtigheid irrelevante details melden.

Als je 'ja' moet invullen, ben je niet automatisch uitgesloten, maar je moet wel zelfreinigingsmaatregelen toelichten. Denk aan: boete betaald, procedures herzien, compliancebeleid versterkt, externe audit uitgevoerd. Het proportionaliteitsbeginsel vereist dat aanbestedende diensten je de kans geven om dit uit te leggen.

Praktijkvoorbeeld: een logistiek MKB-bedrijf had drie jaar geleden een naheffing loonbelasting. De directeur vinkt 'nee' aan. Bij verificatie komt de naheffing naar boven. De combinatie van onjuiste verklaring én eerdere overtreding leidt tot uitsluiting op grond van onbetrouwbaarheid.

Zo match je selectiecriteria en deel IV van het UEA

Deel IV gaat over de selectiecriteria: financiële draagkracht, technische bekwaamheid, referenties en certificeringen.

De leidraad is het regelboek, geschiktheidseisen moeten één-op-één terug te vinden zijn in jouw UEA. Heb je twijfel over een eis? Stel dan altijd een vraag via de Nota van Inlichtingen, dat is er juist voor bedoeld.

Per referentie vermeld je minimaal:

• Opdrachtwaarde
• Scope (wat is precies geleverd)
• Jouw rol (hoofdaannemer, onderaannemer, consortiumpartner)
• Looptijd (start- en einddatum)
• Sector
• Relevante CPV-codes
• Contactpersoon bij de opdrachtgever

Leun je op derden (moederbedrijf, gespecialiseerde onderaannemer)? Vermeld dan duidelijk voor welke onderdelen je op hen leunt en voeg doorgaans hun eigen UEA plus een verklaring van hoofdelijke aansprakelijkheid toe.

Het correct invullen van deel IV is de brug naar de gunningscriteria. Als je de selectie niet doorkomt, wordt jouw BPKV of EMVI-plan nooit beoordeeld door de beoordelingscommissie.

Praktijkvoorbeeld: een adviesbureau vult alleen klantnamen in bij referenties, geen bedragen, geen looptijd. De aanbestedende dienst kan de minimumeisen niet objectief toetsen. Inschrijving ongeldig verklaard; een concurrent met minder ervaring maar een correct ingevuld UEA gaat door naar de EMVI-beoordeling.

Zo voorkom je de 7 meest gemaakte UEA-fouten door MKB

1. Verkeerde entiteit. Werkmaatschappij vs. holding mismatch → directe uitsluiting.
2. Inconsistente naam/adres. Wijkt af van KvK of TenderNed → twijfel, mogelijke afwijzing.
3. Onjuiste antwoorden op uitsluitingsgronden. Te snel 'nee' zonder interne check → uitsluiting op onbetrouwbaarheid.
4. Ontbrekende of vage referenties. Geen bedragen, looptijd of scope → ongeldige inschrijving.
5. Geen UEA voor onderaannemers/derden. Leunt op capaciteit maar geen UEA geleverd → voldoet niet aan geschiktheidseisen.
6. Ontbrekende handtekening. Vergeten of onduidelijke tekenbevoegdheid → formele afwijzing, soms onherstelbaar.
7. Verkeerde versie geüpload. Oud UEA, andere CPV-code, andere referenties → ongeldig, want inhoudelijke wijzigingen na sluitingsdatum zijn niet toegestaan.

Veel van deze fouten ontstaan door tijdsdruk. Een goede bidmanager bouwt daarom een vast ritme in, vergelijkbaar met het schrijven van een kwaliteitsplan of plan van aanpak.

Praktijkvoorbeeld: een onderhoudsbedrijf uploadt het UEA van een eerdere aanbesteding met een andere CPV-code. Ontdekt na de deadline. Inschrijving ongeldig verklaard, ondanks een vermoedelijk sterke EMVI-score.

Zo gebruik je de UEA-checklist als jouw wedstrijdroutine

Gebruik onderstaande checklist bij elke aanbesteding. Het verschil tussen winnen en verliezen zit vaak niet in de inhoud, maar in het proces.

Concrete UEA-checklist voor MKB:

• Entiteit: statutaire naam, KvK- en btw-nummer matchen met uittreksel en TenderNed?
• Aanbestedingsgegevens: referentienummer, naam aanbestedende dienst, CPV-code, omschrijving geverifieerd tegen de leidraad?
• Uitsluitingsgronden: intern afgestemd met financiën/juridisch, incidenten en zelfreiniging gedocumenteerd?
• Selectiecriteria: referenties, omzetcijfers, certificeringen, leunen op derden één-op-één gematcht met leidraad?
• Onderaannemers en combinaties: alle vereiste UEA's van partners en onderaannemers compleet en consistent?
• Handtekening: juiste tekenbevoegde, handtekening gezet, datum ingevuld?
• Versiebeheer: bestandsnaam, versienummer, opslaglocatie geverifieerd, juiste versie geüpload naar TenderNed?

Aanbevolen proces: bidmanager vult in → juridisch controleert deel III en IV → directie tekent → bidmanager doet eindcontrole met checklist vóór upload.

Aanbevolen mappenstructuur per tender:

01-Leidraad / 02-Vragen / 03-UEA / 04-EMVI / 05-Bijlagen

Deze structuur sluit aan bij hoe je ook een winnende inschrijving opbouwt: stap voor stap, met duidelijke verantwoordelijkheden.

Praktijkvoorbeeld: een ingenieursbureau implementeert een 15-punts UEA-checklist in hun tenderboard. Over één jaar daalt het aantal uitsluitingen op administratieve gronden van twee naar nul.

UEA bij verschillende procedures

Het UEA speelt een rol bij vrijwel alle Europese aanbestedingsprocedures, maar de timing en het gewicht verschillen:

• Bij een openbare procedure dien je het UEA in samen met je volledige inschrijving. De drempelwaarden bepalen of een Europese procedure verplicht is.
• Bij een niet-openbare procedure is het UEA onderdeel van de selectiefase, je wordt eerst geselecteerd, daarna pas uitgenodigd om een aanbieding te doen.
• Bij een meervoudig onderhandse procedure onder de drempelwaarden is het UEA niet altijd vereist, maar het kan wel gevraagd worden.

Controleer altijd in de leidraad welke procedure van toepassing is en welke delen van het UEA je moet invullen. Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) wordt soms apart gevraagd als bewijsdocument bij de uitsluitingsgronden.

Veelgestelde vragen

Is het UEA verplicht bij elke aanbesteding?

Bij Europese aanbestedingen boven de drempelwaarden is het UEA verplicht op grond van de Aanbestedingswet 2012. Bij nationale aanbestedingen onder de drempelwaarden is het niet altijd vereist, maar aanbestedende diensten mogen het wel als eis opnemen. Controleer altijd de leidraad.

Hoe lang is een UEA geldig?

Het UEA zelf heeft geen vaste geldigheidstermijn, het is een momentopname die geldt op het moment van indienen. De bewijsstukken die je later moet overleggen (zoals een Gedragsverklaring Aanbesteden) mogen doorgaans niet ouder zijn dan twee jaar. Je master-UEA kun je hergebruiken als basis, maar je moet het per aanbesteding actualiseren.

Moet ik per aanbesteding een nieuw UEA invullen?

Ja. Elke aanbesteding heeft eigen eisen, een eigen referentienummer en eigen selectiecriteria. Je kunt wel werken met een master-template waarin de generieke gegevens (entiteit, uitsluitingsgronden) al staan, maar je moet per tender de specifieke delen aanpassen: CPV-codes, referenties, eventuele combinaties en het leunen op derden.

Wat gebeurt er als ik een fout maak in het UEA?

Dat hangt af van de aard van de fout. Bij kleine onvolkomenheden (een typefout in het adres) mag de aanbestedende dienst je in sommige gevallen om verduidelijking vragen. Bij inhoudelijke fouten, een verkeerd antwoord op uitsluitingsgronden, ontbrekende referenties of een verkeerde entiteit, is de consequentie doorgaans ongeldigverklaring van je inschrijving. Na de sluitingsdatum zijn inhoudelijke wijzigingen niet meer toegestaan.

Gratis UEA-assessment voor jouw MKB-organisatie

Wil je zeker weten dat jouw UEA waterdicht is? TenderGrowth beoordeelt je huidige UEA, signaleert risico's en levert een praktische checklist op maat van jouw MKB-organisatie. Zo wordt het UEA een vast onderdeel van je winnende tenderstrategie.

Plan je gratis UEA-assessment